Die "neue" Kameradschaftspost - DBwV Print-Leitfaden


Abschrift der E-Mail von Thomas Sohst vom 02.05.2019

Verehrte Kameradinnen und Kameraden
Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,

mit Mail vom 28.03.2019 (s.u.) hatte ich über den Sachstand zur Umstellung des Versandes der Kameradschaftspost informiert.

Jetzt ist es soweit.
Durch die BGSt in Berlin ist der Versand der Zugangsdaten veranlasst worden. Er startet für die Kameradschaften im LV West am 06.05.2019.
Ich denke, dass die Unterlagen, die zur Verfügung gestellt sind, es zulassen, dass man sich in den Online-Shop schnell einarbeiten kann.
Ich empfehle die Anleitungen zu lesen und die Video's, die das Vorgehen genau beschreiben, anzusehen.

Die Anleitungen habe ich hier schon einmal beigefügt. Sie werden aber auch mit den Zugangsdaten in gedruckter Version zur Verfügung stehen.
 
Das Video Teil 1 finden sie hier:
https://www.dropbox.com/s/h4kh8cwkpecj1ub/Tutorial%20-%20Teil%201%20-%20allgemein_x264.mkv?dl=0

Wichtig:
Sie können nach wie vor die Vorlagen verwenden, die sie gewohnt sind. Diese lassen sich im Online-Shop hochladen und damit der BGSt zur weiteren Veranlassung übergeben.
Wenn Sie dann wollen, können sie sich auch mit den neuen Vorlagen und den weiteren Möglichkeiten des Shops vertraut machen und Stück um Stück, werden sie in der Handhabung sicher werden.

Meine Bitte:
Nehmen sie die kleine Herausforderung des sich Umgewöhnens an. Sie werden feststellen, es wird gelingen.

Für Rückmeldungen wäre ich dankbar, um mich in die Optimierung einbringen zu können.

Gruß
Thomas Sohst
Landesvorsitzender


Abschrift der E-Mail von Thomas Sohst vom 28. März 2019

Verehrte Kameradinnen und Kameraden
Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,

im Mai 2018 hatte ich über die Landes-Rund-Mail Veränderungen im Versand der Kameradschaftspost angekündigt.
Davon sind in erster Linie die KERH betroffen, die mit Hilfe dieses Prozesses schriftliche Informationen an ihre Mitglieder verteilen.
Deshalb hatte ich diese per Mail Anfang Dezember diesen Kreis über die bevorstehenden Änderungen und den Weg dahin informiert.

Mittlerweile sind die Vorbereitungen und Tests (unter Beteiligung ausgewählter Kameradschaften) abgeschlossen.
Die Umstellung in den neuen Regelbetrieb wird ab April erfolgen.

In der Aprilausgabe unseres Magazins wird über die Neuerungen informiert.
Die Empfänger von Post - unsere Mitglieder - werden von der Veränderung nichts mitbekommen. Das Rundschreiben wird die Mitglieder nach wie vor per Post erreichen.
Der Prozess der Erstellung wird unter Nutzung eines Online-Portals neu organisiert.
In dem Portal können die Schreiben erstellt und bearbeitet werden. Auch selbst erstellte Schreiben können zum Versand hochgeladen werden.
Der Kaufmännische Geschäftsleiter (Herr Singer) hat folgende Informationen zur Einführung übermittelt.

1. Grundsätzliches zum Online-Portal „Kameradschaftspost“
Mit diesem Portal wollen wir den Kameradschaften eine zeitgemäße Möglichkeit zur Verfügung stellen, um die Kommunikation mit den Mitgliedern der jeweiligen Kameradschaft zu jeder Zeit zu ermöglichen. In dem Portal können Anschreiben, Einladungen und Berichte erstellt, verwaltet, gespeichert und auch postalisch an die Mitglieder versandt werden. Jede Kameradschaft bekommt einen Zugang, der in der Verantwortung des jeweiligen Vorsitzenden genutzt werden kann. Wer den Zugang letztendlich nutzt und ggf. verwaltet bzw. Druckaufträge auf den Weg bringt, wird durch den Vorsitzenden bestimmt. Die Druckaufträge werden im kaufmännischen Bereich gesammelt, auf Umsetzung geprüft und dann gegenüber der Druckerei freigegeben. Verantwortlich ist hier meine Mitarbeiterin, Frau Nina Schmolke, Sie erreichen Frau Schmolke telefonisch unter 030 2592602626 und per E-Mail kameradschaftspost@dbwv.de .

2. Das Online-Portal www.kameradschaftspost.de
Im Online Portal befinden sich verschiedene Kategorien, die von den Kameradschaften genutzt werden können. Auch administrative Hinweise sowie Erklärungen und Hilfestellungen sind im Portal integriert. Zudem besteht die Möglichkeit Glückwunsch-, Gruß- und Trauerkarten zu bestellen, wie dies in der Org-Weisung vorgesehen ist. Die in den Vorlagen genutzten Grafiken entsprechen nicht immer dem aktuell gültigen „Corporate-Design“ des DBwV. Wir mussten hier einer neuen Regelung, die derzeit unter Federführung des Schatzmeisters erarbeitet wird, vorgreifen. Im Rahmen der geplanten Anpassung der Org-Weisung wird diese dahingehend aktualisiert werden. Mit den im Portal gewählten Grafiken wird selbstverständlich nicht einem dann gültigen „Corporate-Design“ vorgegriffen. Das Design der Vorlagen kann jederzeit entsprechend angepasst werden. Mit dem „Ausrollen“ des Portals in die Kameradschaften wird ein Leitfaden zur Nutzung mit versandt (Der Entwurf ist als Datei beigefügt). Weiterhin ist im Portalein Erklärvideo eingestellt, welches ebenfalls die Nutzung Schritt für Schritt erläutert.

Sie können sich das eingestellte Erklärvideo unter nachfolgendem Link ansehen: https://www.dropbox.com/s/5jvi3qr6ceb8ncb/DSF%20-%20DBWV%20Tutorial.mp4?dl=0
 
Wir würden darum bitten, dass die Kameradschaften Druckaufträge, wie bereits jetzt in der Org-Weisung vorgesehen, mit einem Vorlauf von mindestes vier Wochen vor einem entsprechenden Termin an uns übermitteln. Alle Druckaufträge, die durch die Kameradschaften beantragt werden, laufen zentral bei der zuständigen Mitarbeiterin Frau Schmolke auf und werden dort auf Druckfähigkeit und Systematik (z. B. Anzahl der angeforderten Exemplare) überprüft. Erst nach dieser Prüfung werden die Druckaufträge durch Frau Schmolke freigegeben und an den Druckdienstleister, mit der Datei der Adressaten, übermittelt. Der Versand erfolgt dann direkt von Seiten des Druckdienstleisters.

3. „Ausrollen“ des Portals in die Kameradschaften
Ab April 2019 werden alle Kameradschaften in den Landesverbänden über die Nutzung des Online-Portals informiert. Mit einem erklärenden Anschreiben an die jeweiligen Vorsitzenden werden die Zugangsdaten zum Portal postalisch übermittelt. Dem Schreiben liegt ebenfalls der aktualisierte Leitfaden bei. Die Verantwortung der Nutzung der Zugangsdaten liegt bei den jeweiligen Vorsitzenden der Kameradschaften. Wer letztendlich mit der Nutzung und Bearbeitung in der Kameradschaft beauftragt wird, obliegt selbstverständlich der Festlegung des Vorsitzenden.

Was steht jetzt an? - Ruhe bewahren!

Wenn Ihnen die Zugangsdaten vorliegen, können Sie sich Schritt um Schritt mit dem Portal und den Möglichkeiten vertraut machen.
Es gibt keinen Stichtag, ab dem der Versand der Kameradschaftspost nur noch über das Portal erfolgen kann. Die Nutzung eigener Vorlagen ist auch über das neue Portal möglich.
Ich bitte aber, sich der Neuerung nicht zu verschließen. Das Portal wird es mit Blick in die Zukunft ermöglichen, Druckerzeugnisse professionell und schnell zu erstellen und kostengünstig zu verteilen.
Ich denke, Video und Umdruck sind gute Hilfsmittel, um sich an diese Neuerung heranzuarbeiten. Berücksichtigen Sie jedoch dabei, dass Neuerungen/Verbesserungen/Erweiterungen im Portal, die regelmäßig eingepflegt werden, nicht immer sofort auch im Umdruck oder dem Erklär-Video angepasst werden können.

... und eines ist auch klar: keine geplante Veranstaltung darf ausfallen! Für den Notfall besteht auch nach wie vor die Möglichkeit die Einladung per Mail an kameradschaftspost@dbwv zu übersenden.

Wo erhalten sie bei Fragen in der Handhabung Unterstützung?

In Berlin bei Frau Schmolke und in der Landesgeschäftsstelle.
Zug um Zug werden sich weitere "Super-User" auf Landes- und Kameradschaftsebene herausbilden, die dann eine gegenseitige Hilfe ermöglichen werden.

Gruß
Thomas Sohst
Landesvorsitzender

Foto: DBwV

 

 

Anlage 1:
Bericht aus dem Verbandsmagazin 04/2019

Anlagen 2 - 4:

- Leitfaden

- Tipps und Tricks

- Anleitung Leitfaden Ablauf